Mise en place du télétravail

Mise en place du télétravail

L’accroissement considérable du nombre de cas atteint du Coronavirus en France amène le gouvernement à encourager fortement le télétravail pour toutes les personnes en capacité de le faire.

C’est pour cette raison que, dès vendredi 13 mars, la décision a été prise que l’ensemble de l’équipe d’Aktarma travaillerait à domicile. Pour cela, nous avons mis en place un certain nombre d’outils et de méthodes de travail pour assurer à l’ensemble de nos clients la meilleure continuité de service.

Grâce à cet article, nous souhaitons vous communiquer nos solutions afin de vous accompagner au mieux dès le début de cette crise internationale. Certaines de nos solutions pourraient vous être également profitables alors autant partager nos recettes.

Bien évidemment, nous sommes à votre disposition si vous souhaitez que nous vous aidions dans leurs mises en place.

ÉCHANGES INTERNES

Slack

Utilisé depuis plusieurs années dans l’équipe pour éviter de s’interpeller continuellement et réduire le stock d’emails, Slack prend vraiment tout son sens en télétravail. Discussion en équipe ou à 2, chaînes privées ou publiques, partage de fichiers, inter-opérabilité avec d’autres outils, etc… Slack est le couteau suisse de l’interaction en équipe.

Plus d’infos sur http://slack.com/


Mails

Avec l’ensemble de nos clients, nous continuons évidemment à échanger par mails.

Pour faciliter la vie de nos clients en cette période compliqué, nous avons augmenté gratuitement la capacité des boites mails que nous gérons dès aujourd’hui.

Cette augmentation restera gratuite pendant toute la période où le gouvernement incitera au télétravail.






VIDÉOCONFÉRENCE

Slack

Là encore, Slack se positionne comme LA solution. Notre traditionnelle réunion matinale qui permettait de répartir les tâches du jour et d’échanger sur les problèmes ou les réussite de la veille s’est transformée sans aucune difficulté en vidéoconférence grâce à Slack. Nous étions 6 ce matin à échanger comme si nous étions autour d’une table.

Plus d’infos sur https://slack.com/intl/fr-fr/video-conferencing


Zoom

Zoom se positionne comme l’une des meilleurs alternatives à Slack concernant la vidéoconférence.

Zoom est capable de vous accompagner pour toutes vos réunions en ligne, vos webinaires ou encore vos partages d’écran.

Cette solution n’a pas été testée en interne puisque Slack faisait déjà partie de notre trousse à outils.

Plus d’infos sur https://zoom.us/






SUIVI DES TÂCHES

Asana

Vous souhaitez organiser vos tâches par collaborateurs et par projet sur un planning clair, définir les dépendances entre les tâches, organiser et consulter le planning de chacun ? Alors Asana est fait pour vous. C’est l’outil que nous utilisons depuis plusieurs années et nous avons clairement constaté une très nette amélioration de l’efficacité de l’équipe. Pour nous, c’est LA solution dans la gestion de projets pour les entreprises comme AKTARMA.

Plus d’infos sur https://asana.com/fr/


Trello

Véritable challenger, Trello vous permet d’organiser vos tâches en colonnes pour assurer un suivi très clair. C’est le service que nous utilisions avant Asana. Plus simple d’utilisation, il est parfois limité pour une gestion de projet poussée.

Plus d’infos sur https://trello.com/






RELEVÉ ET SUIVI DES TEMPS DE TRAVAIL PAR PROJET

TimerJob

TimerJob est un outil que nous avons développé en interne. Cet outil a deux objectifs pour nous :

  1. Nous permettre de quantifier le temps passé sur les projets de nos clients afin d’évaluer la rentabilité de notre production ou de s’assurer d’effectuer l’ensemble des prestations vendues mensuellement (forfait majordome).
  2. Permettre à n’importe qui de pouvoir utiliser cet outil pour ses projets personnels ou professionnels en rendant publique le service TimerJob.

Ce service est en exploitation chez nous depuis plus de 6 mois. Totalement refondu récemment pour le rendre plus solide et ergonomique, nous sommes pleinement satisfait de la version actuelle.

Depuis la fin de la semaine dernière, nous sommes sur le pont pour vous le rendre accessible le plus rapidement possible et que vous puissiez vous aussi suivre les actions réalisées par vos collaborateurs et quantifier la rentabilité horaire de vos différents projets.

Nous aurons l’occasion de vous en reparler dans les tous prochains jours.

Pour conclure

Toute l’équipe d’Aktarma s’est mise en ordre de marche pour assurer la meilleure continuité de service possible. Même si les prochains jours risquent d’être compliqués pour tout le monde, soyez assurés que nous mettons tout en oeuvre pour vous accompagner dans la gestion de cette crise et que nous restons à votre disposition pour toutes demandes classiques ou extraordinaires.

N'hésitez pas à nous contacter à contact@aktarma.fr

Prenez tous bien soin de vous et de vos proches.

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